Executive Buy-In
Comment important est-ce que d'avoir le support de la direction lors d'un projet de transformation? Ou dans le cas de tous type de projet?Dans cet article, nous expliquerons comment cela a fait la différence lors d'une récente transformation que nous avons effectuée chez l'un de nos clients.

L’importance d’avoir le support de la direction

En mai 2019,  AgilePartnerShip, un groupe de personnes avec qui nous aimons vraiment travailler, nous a mis en relation avec une entreprise qui allait devenir notre client. Abilis Solution Inc. recherchait un coach agile pour les aider dans leur transformation agile. Ils avaient engagé un coach et il les avait mis en route mais il ne pouvait plus continuer. Donc début mai 2019, nous sommes allés les rencontrer et leurs présenter notre offre.

En regardant leur réaction, nous ne savions pas si nous allions travailler avec eux mais fidèles à nous-mêmes, nous étions brutalement honnêtes sur ce que nous avions vu, comment nous allions procéder à cette transformation et ce qu’il faudrait pour réussir. Nous utilisons les mots « brutalement honnête » parce que nous avons constaté, que beaucoup de consultants « sugarcoat » la vérité, du moins ceux qui passent habituellement avant nous! Finalement, ce ne fut pas être si effrayant car le lendemain, ils nous ont embauchés.

"On embarquent mais ..."

Comme pour la plupart de nos mandats, nous avons commencé par faire une brève évaluation de la situation actuelle. Nous le faisons généralement via des ateliers et des entretiens et demandons toujours à interviewer la haute direction pour savoir où ils en sont par rapport au projet. D’après notre expérience, des projets de transformation comme celui qu’Abilis s’apprêtait à entreprendre ne peuvent réussir sans l’adhésion de la direction. Parfois, l’idée vient des gens sur le terrain, mais à moins que la direction soit alignée et choisisse d’en faire une priorité, elle se concrétise rarement.

Heureusement, dans le cas de cette transformation, l’équipe de gestion des Abilis était alignée et en a fait une priorité. Cependant, ils n’étaient pas totalement convaincus que les résultats seraient au rendez-vous. Ils y travaillaient depuis 2 ans et même si certains résultats positifs en sont sortis, ce n’était pas du tout ce qu’ils auraient pu être et cela n’a pas vraiment eu d’impacts en termes de performances (qualité, délais de livraisons, etc. ).

"Pourquoi est-ce que ça va marcher cette fois?"

Pourquoi, après deux ans, ont-ils continué à y consacrer du temps? À notre avis, voici nos deux principales raisons qui ont permis à la transformation de se poursuivre et de réussis. Dans le cadre de notre phase d’analyse, nous avons pu identifier ce qui n’a pas fonctionné et fournir des recommandations solides qui ont rassuré la direction que cette fois était la bonne. Mais plus important encore, la marraine (sponsor) du projet était très engagée. En tant que membre de l’équipe de direction, elle y croyait et a pu enrôler le reste de l’équipe de direction.

Avec elle et un petit groupe de personnes qu’elle a réunis, nous avons élaboré un plan solide et tenu la direction informée à chaque étape du processus. Nous avons gardé tout très simple. Nous avons pris le temps de cartographier visuellement les changements et d’expliquer à la direction où nous allions. Nous avons organisé des séances d’information et une formation avec tous les employés. Il a fallu environ deux mois pour élaborer le plan, le présenter à la direction, le faire approuver, former les gens, puis débuter la mise en place.

On pourrait donc dire que la communication et la transparence étaient également une raison / un facteur clé de succès ici.

C'était le 29 juillet 2019 ...

Le premier « sprint planning », des sept (7) équipes scrum nouvellement formées, a eu lieu le lundi 29 juillet 2019 – environ deux mois après la soumission de nos recommandations. Le matin du 29, lorsque l’équipe de gestion a marchée sur le plancher, ils ont immédiatement vu et ressenti la différence. Comme l’un d’eux nous l’a dit: « L’ambiance est différente! »

Alors pourquoi cela a-t-il fonctionné cette fois et comment cela a-t-il fonctionné si vite? Nous sommes bons dans ce que nous faisons, mais sans l’adhésion de la direction, rien de ce que nous faisons ne fonctionne. Dans ce cas particulier, la direction a cru au projet dès le début il y a 2,5 ans, mais pas aussi fortement que la seconde fois. Peut-être plus important encore, ils n’en avaient pas fait une priorité. Ils n’avaient également pas été mis devant un ROI très solide la première fois. Enfin, le sponsor n’était pas aussi convaincu et aussi engagé la première fois. Quelqu’un d’autre avait été mis responsable du projet.

Nous ne voulons pas minimiser d’autres facteurs importants tels que la qualité et le dévouement des personnes travaillant chez Abilis, mais sans une forte adhésion de la direction et un sponsor solide, une transformation comme celle-ci peut être très douloureuse et dans certains cas, traîner au point d’être abandonné.

Conclusion

Nous pensons qu’en tant que consultants, il est important de valider l’adhésion de la direction avant de démarrer un projet. Si le « buy-in » est faible ou inexistant, on doit se demander si on souhaite entreprendre ce projet et si on peut faire quelque chose pour augmenter le « buy-in ». Il n’y a rien de pire que d’essayer d’aider quelqu’un qui ne pense pas avoir besoin d’aide.

En tant que membre de l’équipe de direction d’une organisation, vous pourriez être tenté de penser que le problème se situe en dehors de l’équipe de direction. Au cours de nos entretiens, nous entendons souvent des choses comme; « nos gens ne comprennent pas » ou « nous n’avons pas les bonnes personnes » et bien que parfois cela joue un rôle dans le succès ou l’échec d’une transformation, selon notre expérience, c’est rarement la raison principale ou la plus influente . Dans le cas d’Abilis, l’équipe de direction a toujours été « brutalement honnête » avec eux-mêmes et ils ont compris qu’ils étaient la clé de cette transformation!

Podcast sur la transformation d'Abilis

Nous avons eu le privilège d'être interviewé par Eric Laramée de Le Sprinkler - L'agilité en podcast.

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